Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Self-assessments worden steeds vaker bij klanten van Smile gebruikt als tool om kennis van medewerkers te toetsen. Het is daarmee ook automatisch een onderdeel van de audit- en controlecyclus. Normensets worden vertaald naar simpele toetsvragen. Deze toetsvragen worden gebundeld tot self-assessments waarmee de werkvloer zichzelf op maat kan beoordelen.

Zo stel je zelfsturende afdelingen in staat steekproeven uit te voeren als onderdeel van het dagelijkse werk. Dit scheelt tijd en zorgt automatisch voor meer bewustwording. Wat iemand niet weet, kan hij immers ook niet toepassen. Dat maakt self-assessments ook een krachtig hulpmiddel om privacy awareness op de werkvloer te laten landen.

De kansen

Benchmarken

Met periodieke online self-assessments, die bestaan uit gepersonaliseerde vragenlijsten, toets je de kennis van de werkvloer met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging. Als je de resultaten daarvan verzamelt en analyseert, krijg je inzicht in het kennisniveau per afdeling én weet je organisatie-breed over welke onderwerpen men nog meer kennis moet opdoen. Op basis van die data kun je gaan benchmarken en regelmatig de vragenlijsten updaten, afhankelijk van de resultaten van de benchmark. Ook zie je of naarmate de tijd vordert het kennisniveau in de organisatie of op een specifieke afdeling stijgt of gelijk blijft. Als laatste helpt een benchmark je ook om een minimaal kennisniveau aan privacy awareness te stellen, mits je kijkt naar wat daadwerkelijk haalbaar is én je medewerkers voorziet van kennis om aan de vereisten te voldoen.

Invullen wanneer het jou uitkomt

Stel het invullen van self-assessments beschikbaar via een mobiele of responsive webapplicatie en iedereen kan de vragen beantwoorden wanneer het hem of haar uitkomt. ’s Ochtends in de trein onderweg naar kantoor, in de verloren minuten wanneer je bij een externe afspraak nog even moet wachten, of in de lift naar de parkeerkelder. Juist vanwege de eenvoud en toegankelijkheid is de drempel om de vragen te beantwoorden erg laag en verhoog je de kans dat men de self-assessments uitvoert.

Funfactor

Iets wat medewerkers (semi)verplicht in moeten vullen stuit regelmatig op weerstand omdat men ‘er geen zin in heeft’. Self-assessments vallen daar ook onder. Hoe maak je self-assessments leuk? Hoe zorg je dat medewerkers uit zichzelf de self-assessments invullen en er geen weerstand meer tegen voelen? Door het niet te laten voelen als werk. Voeg bijvoorbeeld een funfactor toe, of een spelelement wat de competitiedrang aanwakkert. Zo kun je een benchmark tonen waarmee men de eigen score kan vergelijken met de eigen afdeling of de gehele organisatie, of positive reinforcement toepassen als de self-assessment helemaal is ingevuld.

De valkuilen

De uitkomsten van self-assessments niet delen

Kennis en data krijgen pas waarde als je ze deelt met anderen om nieuwe inzichten te vergaren. Self-assessments werken het beste als je de resultaten transparant in beeld brengt. Besluit je de resultaten niet te delen? Dan is er geen mogelijkheid voor de werkvloer zelf om te benchmarken en van elkaar te leren. Als je de resultaten van self-assessments niet deelt in je organisatie, moet je jezelf gaan afvragen waarom je eigenlijk gestart bent met self-assessments. Het verbetereffect zal in ieder geval significant minder zijn.

De vragen zijn niet gepersonaliseerd

Een belangrijk aandachtspunt bij self-assessments is de manier waarop je de vragen stelt en de inhoud van de vragen. Aan een secretaresse stel je andere vragen over AVG-maatregelen dan aan de salesmanager en hetzelfde geldt voor medewerkers die theoretisch of praktisch opgeleid zijn. Je kunt vragen bijvoorbeeld personaliseren per afdeling of per functiegroep. Het gaat erom dat je de vraagstelling en inhoud aanpast aan je doelgroep. Vragen kunnen anders te generalistisch of juist te specifiek zijn. Als de vragen als niet relevant worden ervaren door medewerkers zal de motivatie om de vragen te beantwoorden ook laag zijn, met als resultaat weinig ingevulde self-assessments. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Resultaten gebruiken in beoordelingsgesprekken

Natuurlijk kun je medewerkers er op aan spreken als ze de self-assessments niet invullen, of significant lager scoren dan hun directe collega’s. In de context van een beoordelingsgesprek kun je het beste alleen het invullen van de self-assessments bespreken, en niet de scores. Deze score an sich is feitelijk niet relevant. Wat je wél kunt doen, is kijken naar de trend van de scores – hoe scoort de medewerker ten opzichte van vorig jaar? Zo laat je zien dat het vooral gaat om de verbeterstappen. Daarmee voorkom je een angstcultuur, waarin men bang is voor een beoordelingsgesprek omdat ze een paar minder goede assessments achter de rug hebben. Self-assessments zijn niet bedoeld als methode om het kaf van het koren te scheiden, maar om het kennisniveau in een organisatie te toetsen en te verbeteren.