Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN) is gespecialiseerd in epilepsie en slaapproblemen en heeft locaties in Midden- en Noord-Nederland. Omdat SEIN zowel (poli)klinieken als langdurige woonlocaties en dagbestedingen heeft, valt de organisatie qua wet- en regelgeving zowel onder de klinische als de langdurige zorg. “Het is soms best complex om aan beide wetgevingen te voldoen,” vertelt Annemarie Lammers-Spijker, Strategisch Adviseur Kwaliteit en Veiligheid bij SEIN. Zo’n 8 jaar geleden is SEIN met Smile in contact gekomen mede vanwege veranderingen in dergelijke wet- en regelgeving. “We moesten gaan voldoen aan nieuwe regelgeving rondom veiligheidsmanagement, om het aantal vermijdbare schade en sterfte door fouten in de zorg en ziekenhuizen met minimaal 50 procent terug te dringen. Een incidentmanagementsysteem was een logische stap om te leren van incidenten en ze in het vervolg te kunnen voorkomen.” Op basis van marktonderzoek kwam SEIN uit bij drie partijen, waaronder Smile. “De keuze viel op Smile omdat we het systeem precies konden inrichten zoals wij wilden. Het is flexibel, voldoet aan onze behoeften en we kunnen onze complexe processen erin kwijt,” aldus Annemarie.

De implementatie van het systeem moest op zeer korte termijn gerealiseerd worden. Het hebben van een adequaat incidentmanagementsysteem was namelijk een vereiste van het NIAZ, de accreditatie-instantie. “Gelukkig konden de consultants van Smile het systeem zeer vlot inrichten en boekten we snel vooruitgang. Dat wat de consultants maakten, was de dag erna al operationeel. Dit zorgde dat we op tijd klaar waren voor de accreditatie.”

Diverse gebruiksvriendelijke modules

SEIN werkt met de incidentmodule, middelen en maatregelen, het verbeter- en complicatieregister en de Privacy Suite. Louis Klinkenberg, Strategisch Adviseur Informatieveiligheid & ICT en Functionaris Gegevensbescherming bij SEIN, vertelt: “De module om incidenten te melden wordt veel gebruikt en ook het verbeterregister loopt steeds beter. Toen we vorig jaar inzagen dat we meer moesten doen met het beschermen van persoonsgegevens, mede vanwege de AVG die er toen aan zat te komen, gingen we kijken naar geschikte tooling. We wilden niet overal een aparte applicatie voor, dus onze voorkeur ging uit naar een tool van onze huidige leverancier. Smile kwam met de Privacy Suite, waarin we onder andere een verwerkingsregister kunnen aanleggen, Privacy Impact Assessments kunnen afnemen en waarmee we registraties en maatregelen kunnen uitzetten om te voldoen aan de AVG. We hebben vrij snel voor dit systeem gekozen. Qua systematiek en werkwijze is de Privacy Suite hetzelfde als onze andere Smile applicaties. Dat is ook prettig voor de gebruikers. Bovendien worden volgend jaar de modules voor Cliënt- en Arboveiligheid samengevoegd met de functionaliteiten voor Privacy & Informatiebeveiliging. Zo ontstaat één integrale GRC Suite voor de Zorg. Wij kijken daar erg naar uit.” Annemarie vult aan: “Daarnaast willen we natuurlijk graag aansluiten bij de gebruikersgroepen en bijdragen aan de doorontwikkeling van Smile. Wij vinden het van belang dat Smile blijft voldoen aan de gebruikersbehoeften van onze voornaamste gebruikers zoals o.a. de verpleegkundigen en artsen.”

Persoonlijke aanpak

“De samenwerking met Smile is persoonlijk en de lijnen zijn kort. We werken al 8 jaar samen en intussen weet je wie je aan de telefoon hebt en het gezicht erbij. Ook als er zaken zijn die wat minder goed gaan, dan gaan we met elkaar in gesprek om te kijken waarom iets niet goed gaat en hoe we het op kunnen lossen. Met als resultaat dat wij nog steeds een tevreden klant zijn,” aldus Annemarie. Haar collega Louis vult aan: “De community van Smile is prettig om mee te werken. Daarin geven we wensen, klachten, storingen enzovoorts door. Je krijgt gelijk een reactie en ze laten het weten als ze informatie van jou nodig hebben. Er is duidelijkheid over de planning en je weet wat je van Smile kan verwachten.”

Sneller en efficiënter werken dankzij automatisering

Sinds kort wordt een deel van de risico’s die geregistreerd staan in Smile automatisch verwerkt. Het gaat dan om de risico’s 1 en 2, de risico’s met een lage impact voor de organisatie. “Eerst werden die handmatig afgehandeld. Je moet hierbij denken aan risico’s in de categorie ‘pas op, kijk uit, niet meer doen’, wanneer je iets vergeten bent. Bijna 90% van onze geregistreerde risico’s zijn categorie 1 of 2 meldingen. Nu deze automatisch worden afgehandeld scheelt dat ons een hoop tijd. We kunnen ons nu nog beter focussen op het analyseren van risico’s 3 en 4, de risico’s met een hoge impact, en hoe we die kunnen voorkomen en afhandelen. Daar wordt de zorg écht beter door!” pleit Annemarie.

Louis: “Met het registreren van incidenten zijn nu minder formulieren gemoeid. De juiste mensen krijgen direct de informatie die ze nodig hebben en kunnen gelijk er mee aan de slag. De acties liggen daar waar ze moeten liggen. De informatie hoeft niet meer via via naar mensen gestuurd te worden.”

De zorg verbeteren

SEIN is een NIAZ geaccrediteerde organisatie, wat aantoont dat het aan kwaliteitsnormen voldoet. Daaronder valt ook het kwaliteitssysteem wat op orde moet zijn. Annemarie: “Ook daar helpt Smile ons bij. We konden voldoen aan deze kwaliteitsnorm omdat we onder andere een incidentmanagementsysteem hebben, maar ook een verbeterregister met overzicht van verbeterpunten en een complicatieregister. Al deze dingen in onze Smile applicaties hebben eraan bij gedragen dat we aan kunnen tonen goede zorg te leveren aan cliënten en dat we continu kijken hoe we onze kwaliteit kunnen verbeteren.” Naast het voldoen aan kwaliteitsnormen en wet- en regelgeving helpen de verschillende Smile applicaties SEIN ook om tijd te besparen en te focussen op wat écht belangrijk is: goede zorg leveren.

 

Over SEIN

Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN) is het expertisecentrum voor epilepsie en slaapgeneeskunde. Bij SEIN zetten zo’n 1400 medewerkers zich in voor optimale zorg. Daarvoor beschikt SEIN over dertien poliklinieken, twee klinieken, drie slaap-waakcentra, drie woonlocaties, dagbesteding en een school voor speciaal onderwijs.