Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Traditionele audits om te toetsen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving en/of ten behoeve van certificeringstrajecten roepen nog vaak weerstaand op, ondanks het gebruik van technieken als waarderend auditen en brown paper audits. Ze brengen ook veel planning en administratie met zich mee omdat alles op orde moet zijn voor dat ene controlemoment. Zo wordt de audit een doel op zich, in plaats van een moment om te kijken waar en hoe processen beter kunnen.

Het is de ervaring van Smile dat je ook met een geheel andere – veel positievere – bril naar periodieke audits kunt kijken door interne audits digitaal te transformeren tot een transparant online verbeterproces. Zo maak je van audits een prettig en doeltreffend instrument voor continue verbetering passend bij de ambities van de organisatie.

Maar hoe doe je dat? En waar loop je tegenaan als je deze transitie in gang zet?

In de strategische werkgroep ‘Digitale Transformatie van Audits’ ging Smile met vier gerenommeerde organisaties in gesprek over dit actuele onderwerp. De omvangrijke retailer, het internationale productiebedrijf, de unieke exploitant en de strenge toezichthouder bleken opvallend veel gemeen te hebben en kwamen samen tot de volgende conclusies.

1 – Digitaliseren is iets anders dan digitale transformatie

De termen ‘digitaliseren’ en ‘digitale transformatie’ worden vaak door elkaar gebruikt. Volgens Wikipedia is digitalisering de overgang van informatie naar een digitale vorm, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers. Door gebruik te maken van de digitale mogelijkheden in auditprocessen kan er eenvoudigweg sneller en effectiever worden gewerkt. Digitale transformatie omvat echter meer dan digitalisering alleen. Dat vraagt ook om een geheel andere werkwijze waarbij vanuit het standpunt ‘digitaal is de norm’ alle betrokkenen centraal worden gesteld en met elkaar verbonden. De eerste stap op weg naar die werkwijze kan gezet worden via online self-assessments.

2 – Pas self-assessment toe om silo’s te doorbreken

Self-assessments zijn digitale vragensets waarmee kennis en bewustwording van medewerkers omtrent bepaalde onderwerpen periodiek kan worden getoetst. Self-assessments inzetten betekent dat je de auditprocessen totaal anders gaat organiseren. Geen silo’s meer waarin je kwaliteitsnormen, wet- en regelgeving en andere beleidszaken op zichzelf via een audit bewaakt, maar één grote bak met online toetsvragen over alle maatregelen heen. Geen gesprekken meer, die slechts een momentopname zijn en waarvan de kwaliteit afhangt van de persoon die op dat moment betrokken is, maar slimme online vragen die volgens een bij de organisatie passende ritme breed verspreid in de organisatie worden uitgezet om alle medewerkers te betrekken. Dat levert meer data, meer inzicht en meer transparantie op.

Online auditen, júist nu!

Kan jouw organisatie gezien de huidige omstandigheden geen fysieke audits meer uitvoeren? Komen belangrijke interne checks tot stilstand? Dreigt de hercertificering in de soep te lopen? Of is auditen en inspecteren jouw primaire taak en ben je op zoek naar mogelijkheden om jouw business voort te zetten?

Ontdek hoe je jouw audit- en controleprocessen online kunt voortzetten!

 

3 – Creëer een positieve self-assessment-cultuur

Self-assessments invoeren vraagt om een bewuste aanpak met aandacht voor de menselijke factor. Een succesvolle digitale transformatie van interne auditprocessen staat of valt namelijk met vertrouwen. Een audit- en controlesysteem mag nooit een ‘afrekensysteem’ zijn. De praktijk is vaak anders, als blijkt dat externe auditoren targets hanteren voor het aantal tekortkomingen en dus gaan zoeken naar iets wat verkeerd gaat. Terwijl iemand die aangeeft dat iets is dat beter kan meestal naar zichzelf al kritisch en schuldbewust genoeg is. Het is daarom belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om fouten of verbeteringen toe te geven en ervan te leren zonder erop afgerekend te worden. Dat vergt vertrouwen van zowel de medewerker als de auditor: van de eerste dat hij vragenlijsten reëel en naar waarheid invult, van de tweede het vertrouwen dat de medewerker dat inderdaad heeft gedaan.

4 – Richt je ook op wat er al goed gaat

De meerwaarde van digitale interne audits ligt in het organisatie-breed inzicht verkrijgen in wat goed gaat, wat beter kan én mensen de handvaten reiken om zaken te verbeteren. Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer waarin samen werken aan verbetering centraal staat. Het is verleidelijk en menselijk om de aanvullende audits te richten op wat er niet goed gaat. Trap niet in die valkuil, maar richt je pijlen juist ook dat filiaal dat alles op orde heeft of die afdeling die uitblinkt. Leer van hun successen en vertaal ze naar het beleid zodat je ook andere organisatieonderdelen hiermee kunt helpen verbeteren.

5 – Verschuif de ambitie van ‘audits als controle-instrument’ naar ‘leren door auditeren’

Door traditionele audits te transformeren naar self-assessments maak je medewerkers automatisch meer bewust van het hoe en waarom van het beleid dat via de audit wordt getoetst en geef je hen inzicht in de verbeterkansen. Ook ontstaat automatisch een integraal inzicht in waar het beleid knelt met wat er op de werkvloer mogelijk is. Immers: als organisatie-breed duidelijk wordt dat bepaalde maatregelen niet kunnen worden nageleefd, is de kans groot dat je qua beleid even terug moet naar de tekentafel of de maatregelen aanpassen zodat de werkvloer er wel mee uit de voeten kan. Als de medewerker merkt dat er op deze manier naar hem wordt geluisterd, zal dit zijn verbeterbereidheid positief beïnvloeden. Zo breng je eenvoudig een transparante integrale verbetercyclus op gang die minder tijd kost dan het traditionele audit proces en veel meer opbrengt. Leren door auditeren dus!

6 – Bied ruimte om te experimenten

Het auditvak kampt met ingesleten patronen gebaseerd op controle en angst. Dat maakt de digitale transformatie van auditprocessen extra complex. Je moet het lef hebben om die ingesleten patronen te doorbreken en nieuwe wegen in te slaan. Om te experimenteren met ideeën die nog niet eerder werden uitgeprobeerd. Om te durven experimenteren zonder dat de uitkomst vaststaat, ervan te leren en het opnieuw te proberen. Je moet de controle dus juist los durven te laten, hoe gek dat misschien ook klinkt. De potentie die dan ontstaat is ongekend en voor je het weet ben je getransformeerd van auditor naar verbetercoach. Durf jij deze nieuwe manier van omgaan met audits aan?