Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Een meldsysteem voor incidenten, klachten en/of andere feedbackvormen is mooi, maar alleen als mensen er ook gebruik van maken. Hoe zorg je dat mensen zich veilig en gesteund voelen om alles wat niet helemaal goed is gegaan te melden? Smile geeft je een paar gouden tips die jouw medewerkers een eind op weg zullen helpen.

Tip 1: Betrek medewerkers al in het voortraject

Het is moeilijker om een veilige meldcultuur op te bouwen dan om hem af te breken. Betrek medewerkers door in gesprek te gaan. Laat hen meedenken over wat het doel van het meldsysteem moet zijn, en wat het voor de melders gaat opleveren. Maak medewerkers onderdeel van het beslistraject, zoals de keuze om wel of niet anoniem te melden. Dat kan drempelverlagend werken, maar ook logistieke problemen meebrengen voor de behandelaar. Het is dus uitermate belangrijk om deze punten op tafel te leggen, maar ook om het vervolgens exact na te leven, zodat mensen vertrouwen op de meldcultuur.

Tip 2: Zorg voor een positieve leer-atmosfeer op de werkvloer

Bij het in gebruik nemen van een nieuw systeem is het erg belangrijk om te benadrukken dat het een meldsysteem is en geen ‘afrekensysteem’. Als een melder aangeeft dat iets is misgegaan, voelt hij zich daar al slecht genoeg over. Zorg dat er niet gefocust wordt op wat slecht ging, maar op wat erdoor verbeterd kan worden.

Tip 3: Creëer een team van experts

De Smile-systemen zijn zo gebruiksvriendelijk dat medewerkers niet meer uitvoerig getraind hoeven te worden. Zo is het mogelijk om aantrekkelijke meldformulieren voor medewerkers aan te bieden. Een korte instructie is dan vaak al voldoende. Er zullen in het begin nog wel vragen zijn: zorg er daarom voor dat er een enthousiast team van experts beschikbaar is dat over de juiste kennis – en voldoende tijd – beschikt om die eerste vragen snel te beantwoorden.

Tip 4: Deel resultaten

Om mensen up-to-date te houden en de positieve meldbeleving verder te versterken is het belangrijk om regelmatig over de effecten te communiceren. Dat kan in het startscherm van Smile, maar ook via andere communicatiekanalen. Houd het proces van melden tot verbeteren zo transparant mogelijk. Beloon de openhartigheid van medewerkers door het vervolgproces net zo serieus op te pakken en hierover te vertellen.

Tip 5: Laat melders zelf verbeteren

Wil je de veilige meldcultuur verder aanjagen tot een echte verbetercultuur? Zorg ervoor dat de stap van melden naar verbeteren niet meer alleen voorbehouden is aan leidinggevenden. Maak trends openbaar en nodig medewerkers actief uit mee te denken over verbeteringen. Dit heeft een bewezen positief effect op de meldcultuur.

Nog meer tips? Lees hier verder!

Online samenwerken aan incidentafhandeling?

Dit is hét moment om je incidentafhandeling online in te richten en meer inzicht te krijgen in incidenten en hoe je ze kunt voorkomen!

Ontdek de mogelijkheden