Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

header_audits

Vrijwel ieder bedrijf heeft te maken met wet- en regelgeving. Er zijn in veel gevallen zelfs zoveel regels van toepassing dat het voor de mensen op de werkvloer onmogelijk is om te weten wat er precies van hen verwacht wordt. Toch is het in het kader van compliance wel van groot belang dat alle normen door de organisatie worden nageleefd. Dat is vaak een flinke uitdaging. Gelukkig kan slimme audit-software hierbij helpen.

HOE AUDITEN ZONDER AUDIT-SOFTWARE ER VAAK UITZIET

De meest voorkomende manier van auditeren is de ‘ouderwetse’ manier waarbij een interne auditor die een bepaalde discipline en dus een bepaalde normen set vertegenwoordigt langs gaat bij alle afdelingen om steekproeven te doen. In veel bedrijven lopen er zo al snel zo’n 5 tot 10 interne auditoren rond die voor verschillende aandachtsgebieden audits uitvoeren.

De to-do lijst van de auditor

Vooral bij de wat grotere organisaties gaat daar veel tijd in zitten. Om te beginnen moet de audit goed worden voorbereid (waar stond de afdeling de vorige keer, welke vragen ga ik stellen, wat is er nieuw in de actuele normen/kaders) en ingepland (wanneer heeft welke afdeling tijd). Dan is er natuurlijk de audit zelf die tijd kost. En als de audit eenmaal is uitgevoerd moet er nog een verslag geschreven worden met daarin tevens een opsomming van de afwijkingen. Dat verslag moet vervolgens per mail naar de afdeling die is geaudit worden verstuurd. Oh ja, en er moet maandelijks ook nog handmatig een rapportage verstuurd worden naar het MT. Als je dacht dat je er dan bent, kom je bedrogen uit. Want de meest tijdverslindende taak is nog niet genoemd: de auditor moet er natuurlijk ook nog bij de geauditeerde afdelingen achteraan zitten om te zorgen dat de geconstateerde afwijkingen worden opgelost. Zij hebben immers zoveel op hun bordje dat dat er vaak niet van komt.

De to-do lijst van de geauditeerde

Dat brengt ons bij de geauditeerde. Zo’n ‘ouderwetse’ audit kost hem ook veel tijd. Hij weet nu vaak niet vooraf wat de scope van de aankomende audit is en kan zich dus ook niet optimaal voorbereiden. De afwijkingen krijgt hij per mail of in een Word documentje, hij heeft nergens een overzicht van wat hij nog moet doen want hij heeft nog zoveel van dat soort mailtjes en/of Word documentjes met acties liggen. Ook ziet hij niet of hij het beter doet dan vorig jaar dus hij raakt ook niet echt gemotiveerd. Hij levert dus een minimale inspanning om major afwijkingen te voorkomen maar gaat daarna weer snel ‘echt’ aan het werk. In zijn ogen is een audit vaak geen zinvolle bezigheid dus als het dan toch moet wil hij er zo min mogelijk tijd aan besteden.

AUDIT-SOFTWARE LEVERT TIJDBESPARING OP

Uit de bovenstaande uiteenzetting wordt als snel duidelijk dat er heel wat werk komt kijken bij intern auditen. De eerste reden om audit-software aan te schaffen is dan ook tijdsbesparing.

Welke tijd bespaart de auditor?

De interne auditor heeft door audit-software niet alleen een plek waarin hij de normen en kaders naar een goede set van vragen kan vertalen (of naar een paar thema’s omdat hij een meer open gesprek wil voeren) maar ook de tools om audits makkelijk in te plannen. Dat hoeft hij feitelijk maar één keer te doen, daarna helpt de software hem door terugkerende audits automatisch uit te zetten. Maar de software doet nog veel meer. Tijdens het bezoek/gesprek kan de auditor de auditresultaten direct online vast leggen. Ook worden er door de software automatisch afwijkingen aangemaakt voor zaken die nog beter kunnen. Deze afwijkingen komen weer automatisch in de to-do lijst van de geauditeerde te staan. En moet er gerapporteerd worden? Met één druk op de knop kan de auditor het auditverslag met de afwijkingen ook als documentje opvragen. En in een dashboard kan het management op elk gewenst moment real time zien hoe het er in de organisatie voorstaat.

Welke tijd bespaart de geauditeerde?

De persoon die geaudit wordt ziet in het online audit systeem dat er een audit aankomt en wat de scope is en kan zich dus alvast voorbereiden. Hij kan terugkijken naar vorige audits en zien hoe de afwijkingen door hem zijn opgepakt. Hij heeft één plek waar hij kan zien welke afwijkingen nog open staan. En als er vanuit meer dan één aandachtsgebied – door verschillende disciplines – audits bij hem worden uitgevoerd heeft hij ook één online plek waar duidelijk wordt wat er van hem verwacht wordt en waar hij nog moet verbeteren. Hij ziet ook online welke verbetering hij al heeft doorgemaakt en dat geeft hem op zijn minst een positief gevoel. En misschien stimuleert dit hem zelfs wel om nog verder te verbeteren.

AUDIT-SOFTWARE HELPT ZICHTBAAR VERBETEREN

En zo komen we op de tweede reden om audit-software aan te schaffen: zichtbaar verbeteren.

Om dit verbeteren kracht bij te zetten kan gebruik gemaakt worden van twee belangrijke trends in audit-land: self-assessments en integraal auditen. Door deze twee trends te verbinden met slimme audit-software zet je als bedrijf al snel de stap van het ‘ouderwetse’ auditen (waarbij audit-software dus ook al veel waarde biedt) naar ‘Het Nieuwe Auditen’ waar de ware kracht van slimme audit-software het beste tot zijn recht komt.

AUDIT-SOFTWARE WIJST DE WEG NAAR SELF-ASSESSMENTS

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om geen interne auditoren meer langs afdelingen te sturen maar de interne auditoren anders in te zetten. Zij gebruiken hun diepgaande kennis om de van toepassing zijnde normensets te vertalen naar simpele vragensets die de werkvloer zelf kan gebruiken in self-assessments. Afdelingen gaan de steekproeven dus zelf op de werkvloer als onderdeel van het dagelijkse werk uitvoeren. Audit-software speelt daarbij een belangrijke rol door de vragensets online beschikbaar te stellen aan de afdelingen. Dit scheelt niet alleen tijd maar maakt ook dat op de werkvloer duidelijker wordt wat er nu precies door al die verschillende normensets van hen verwacht wordt. Ze gaan (zelf) auditen daardoor als meer waardevol zien met een positief effect op de verbeterinspanning.

AUDIT-SOFTWARE FACILITEERT INTEGRAAL AUDITEN

Bedrijven komen er steeds meer achter dat er vanuit verschillende disciplines/normensets ook verschillende audits worden uitgevoerd die elkaar deels overlappen. Hierdoor worden afdelingen onnodig belast met audits. Daar komt het integraal auditen (ook wel 3D-auditen genoemd) aan de orde. In de ideale situatie verbinden de diverse disciplines zich door te kijken waar de verschillende normensets waar zij voor staan overlappen en hoe ze elkaar kunnen versterken. Zij creëren zo een totaaloverzicht aan vragen. Uit dit totaaloverzicht kan voor elke afzonderlijk afdeling op maat een ideale set van vragen worden gehaald die via de audit-software vervolgens weer als self-assessment aan de diverse afdelingen wordt gepresenteerd. De afdelingen voeren de self-assessments uit en krijgen van het systeem direct inzicht in wat er nog beter kan. Daar gaan ze mee aan de slag en als het tijd is voor een nieuwe steekproef laat het systeem ook zien wat er al verbeterd is wat weer motiveert en aanzet tot nog meer verbetering. En zo is de (deming) cirkel rond en dat zal niet alleen een lach op het gezicht van de externe auditor toveren maar ook zorgen voor meer werkplezier in de operatie.

Met online audit-software bespaar je dus niet alleen veel tijd maar werk je ook zichtbaar aan verbetering. Door audit-software tevens in te zetten voor self-assessments en/of integraal auditen kantel je het auditproces in jouw organisatie van ‘audits als doel op zich’ naar ‘audits als middel voor het stimuleren van echte verbetering op de werkvloer’. Op die manier is het veel eenvoudiger om compliant te zijn en aan alle wet- en regelgeving te voldoen. Dubbele winst dus!

Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Schrijf je dan in voor het eerstvolgende online demo café dat Smile hierover organiseert. Je bent van harte welkom!