Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Door interne audits anders te benaderen en in dienst te stellen van de organisatiedoelen kunnen ze een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de organisatie. Dat klinkt mooi maar hoe werkt dat dan? Onlangs ging Smile op de inspiratiemiddag ‘Meer halen uit interne audits’ opnieuw met bijna 50 audit professionals in gesprek op zoek naar het ideale audit proces.

Het ABC-model voor gedragsbeïnvloeding

Joost Kerkhofs van ADRIBA (een instituut voor gedragsverandering dat onderdeel is van de VU) en Neotopia leidde zijn verhaal in met een mislukt verandertraject op het vlak van IT-audits uit zijn eigen praktijk. Met deze case benadrukte Joost het belang van gedragsverandering, iets dat in vrijwel ieder verandertraject (en ook een audit kan gezien worden als een verandertraject!) een ondergeschoven kindje is. Vervolgens nam hij ons mee op een reis langs de leer van Organizational Behaviour Management en het ABC-model voor gedragsbeïnvloeding dat door ADRIBA wordt uitgedragen in Nederland.

ADRIBA stelt dat de gedragsbeïnvloedende pogingen helaas slechts voor 1 procent effectief zijn. Centraal hierbij staat het ABC-model van de gedragsanalyse: Antecedenten, Behaviour en Consequenties. Onder Antecedenten valt alles wat plaatsvindt vóórdat het gedrag plaatsvindt: op mensen inpraten, maar ook de omstandigheden, bijvoorbeeld een rood stoplicht. Daarna komt Behaviour: de handelingen die men uitvoert. En dan de Consequenties: belonen, dwingen, straffen/kritiek geven of negeren. Consequenties aanpakken is 80% effectiever dan de Antecedenten aanpakken. En in de Consequenties zijn beloningen weer 80% effectiever dan de andere drie.

99 procent van de gedragsbeïnvloeding grotendeels verspilde moeite

Uit onderzoek blijkt echter dat de pogingen die managers doen om gedragsverandering te bewerkstelligen voor tachtig procent uit antecedenten bestaan. Als managers al aandacht besteden aan consequenties, doen ze dat in circa tachtig procent van de gevallen via straffen en kritiek geven. Als ze al belonen, zijn dat in tachtig procent van de gevallen de minst effectieve beloningen: bonussen in de vorm van geld. De effectiviteit is dus: 20 procent x 20 procent x 20 procent = 0,8 procent. Meer dan 99 procent van de gedragsbeïnvloeding is dus grotendeels verspilde moeite!

Managers staan hier niet alleen in. We zijn allemaal geneigd om snel met het vingertje te wijzen. Het is echter veel leuker om te belonen en negatief gedrag zoveel mogelijk te negeren. En het is nog veel effectiever ook: bij complimenten zie je mensen vaak letterlijk groeien.

De aanwezige audit professionals werden via deze presentatie uitgedaagd door de vraag hoe deze methodiek voor gedragsverandering toe te passen is in de dagelijkse auditpraktijk. Dat dat niet alleen veel stof tot nadenken gaf maar ook passie en enthousiasme losmaakte bleek wel in de gesprekken die hierover de rest van middag werden gevoerd.

De succesvolle auditstructuur van Mediq apotheken

Hans Satink nam het stokje van Joost over en vertelde hoe Mediq Apotheken met interne audits omgaat. De doelen van interne audits zijn bij Mediq Apotheken helder omschreven:

  • Toetsing op veldnormen en wet-/regelgeving
  • Toetsing op procesbeheersing
  • Ondersteunen van apothekers op basis van behoefte
  • Coachen op kwaliteitsmanagement

Het audit proces kent vier fasen te weten ‘de planning’, ‘de audit zelf’, ‘de afwijkingen en het auditverslag’ en ‘de verbeterplannen’. Voor al deze fasen gebruikt Mediq Apotheken Smile voor Audits & Controles ter ondersteuning. Dit levert een flinke tijdsbesparing op waardoor er meer tijd over blijft voor het uitvoeren van de daadwerkelijke audits.

Mediq Apotheken stelt zich tijdens zo’n audit ook echt op als coach en voert op die manier een gesprek met zowel de apotheker als de medewerkers. De veldnormen (ISO/HKZ) en wet-/regelgeving vormen daarbij wel de basis, maar er is ook veel ruimte voor datgene wat de betreffende apotheek op dat moment nodig heeft om te kunnen werken aan kwaliteitsverbetering. Op die manier zorgt Mediq Apotheken ervoor dat de audit ook echt toegevoegde waarde heeft voor de apotheek.

Getuige de vele vragen uit het publiek was de praktijkcase van Mediq voor de aanwezige audit professionals een mooi voorbeeld om zich aan te spiegelen.

Audit-software bespaart tijd en helpt verbeteren

Daarna was het de beurt aan Jasper-Willem de Swart van Smile.

Via de hoofdfunctionaliteiten ‘Makkelijk voorbereiden’. ‘Samen uitvoeren’, ‘Realtime rapporteren’ en ‘Transparant verbeteren’ liet hij zien hoe Smile voor Audits & Controles organisaties helpt om tot 50% tijd te besparen door:

  • Handmatig werk te automatiseren (auditor)
  • Vooraf inzicht te geven in wat er verwacht wordt (geauditeerde)
  • Direct inzicht te geven in wat beter kan (geauditeerde)
  • Realtime inzicht te geven in wat er echt verbetert (auditor)

Doordat Smile integraal gebruikt kan worden voor elk type audit (van procesaudit tot RIE en van werkplekinspectie tot legionellacontrole) heeft deze tijdsbesparing impact op diverse organisatie onderdelen.

Het publiek werd door Jasper-Willem ‘losgelaten’ met de overdenking ‘Denk je eens in wat jij hierdoor kan besparen en welke tijd er daardoor overblijft om echt te verbeteren!’.

De dialoog van de audit professionals

Verdeeld over vier multi-disciplinaire groepen gingen zij in de vorm van een dialoogcafé vervolgens op zoek naar de voorwaarden voor het ideale audit proces. De resultaten over de groepen heen zijn als volgt:

Het bespreken van deze voorwaarden leverde duidelijk veel enthousiasme en inspiratie op bij de deelnemers. 

Misschien inspireren de uitkomsten ook jou wel? Want stel je toch eens voor wat je met interne audits zou kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen als je deze zeven punten weet te realiseren. 

Auditen is sexy!

De middag heeft opnieuw veel inspiratie opgeleverd. Het ideale audit proces is misschien wel een utopie maar door erover te dromen en te praten ontstaat er een nieuwe positieve kijk op auditen en nieuwe energie om er in de dagelijkse audit prakijk mee aan de slag te gaan. Iets dat de audit-professionals goed kunnen gebruiken, want het audit vak vraagt vaak veel van hen en wordt niet altijd even goed gewaardeerd.

Ik zie het als mijn persoonlijke missie om het audit-vak sexy te maken en het Nederlandse bedrijfsleven te laten inzien welke positieve verbeterkrachten er achter het audit-instrument schuilgaan. Daarom blijf ik me samen met mijn collega’s bij Smile inzetten om mensen te helpen bij het optimaliseren van hun audit processen en de stap van vinken naar vonken te zetten. Auditen met een Smile dus!

Wil jij daar meer over weten? Kijk dan op www.hetnieuweauditen.nl en wie weet mogen we jou verwelkomen bij één van de volgende bijeenkomsten voor en door auditoren zoals jij!