Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Het is belangrijk om de maatregelen die je als organisatie neemt tijdig en duidelijk te communiceren naar medewerkers. Maar als je geen direct contact met ze hebt, hoe kun je ze op een goede manier informeren en betrokken houden? Hoe houd je de sfeer goed? Hier 11 tips die jij kan gebruiken om de mensen in je organisatie mee te nemen in de maatregelen en bijzondere situatie.

1 – Maak duidelijke protocollen en beleid voor alle medewerkers

Deel in een document de laatste maatregelen die jouw organisatie heeft getroffen en vertel ook voor welke afdelingen en vormen van dienstverband eventuele andere regels gelden. Houd dit document up-to-date door telkens de laatste overheidsmaatregelen aan te passen naar maatregelen voor jouw organisatie. Communiceer dit dan ook weer met medewerkers.

2 – Extra toelichting voor afdelingen en medewerkers met specifieke afspraken

Zijn er specifieke afspraken gemaakt met bepaalde afdelingen? Bespreek deze dan met de medewerkers rechtstreeks of laat deze met de medewerkers bespreken door de leidinggevende van de betreffende medewerkers.

3 – Benoem aanspreekpunten

Voor ieder protocol of beleidsstuk moet er een aanspreekpunt zijn bij wie medewerkers met hun vragen terecht kunnen. Dit kan je tegelijkertijd met het bekendmaken van de maatregelen communiceren.

4 – Herhalen

In de dagen na de invoering van nieuwe afspraken kun je de informatie die je eerder hebt gedeeld herhalen en aanvullen met ervaringen van medewerkers en nieuwe inzichten. Het is belangrijk om een goede balans te houden wat betreft informatievoorziening. Je wil niet tot vervelens toe regels gaan delen. In de loop van de week kun je je berichtgeving aanpassen: minder maatregelen herhalen, meer ervaringen en inzichten delen.

5 – Persoonlijke aandacht

Nu je je collega’s niet meer iedere dag face-to-face ziet, is het contact houden wat lastiger. Sommige medewerkers zullen een hogere werkdruk ervaren, terwijl anderen in sociaal isolement komen of worstelen met werken terwijl de kinderen thuis zijn. Neem contact op met je medewerkers (of laat leidinggevenden contact opnemen) en praat met elkaar over de veranderingen in werkzaamheden maar ook over invloeden van buitenaf.

6 – Het nieuwe samenwerken

Ook medewerkers zien elkaar niet meer dagelijks. Hoe kunnen zij goed met elkaar in contact blijven om hun werkzaamheden optimaal uit te voeren én de onderlinge collegiale sfeer te behouden? Videobellen helpt daarbij een hoop omdat collega’s elkaar weer kunnen zien, én het is gezelliger. Dit kun je stimuleren door advies te geven over welke tools voor videobellen geschikt zijn om te gebruiken.

De corona uitbraak raakt ons allemaal.

Veel bedrijven zitten met hun handen in het haar. Smile wil door digitaal kennis te delen bijdragen aan het maatschappelijk belang. Daarom lanceert Smile de Corona Tool, een digitale checklist die fungeert als praktisch coronahandboek voor bedrijven.

Hoe de Corona Tool jouw bedrijf kan helpen

7 – Sta stil bij individuele situaties

Iedereen ervaart de coronacrisis op zijn eigen manier. Maak met je medewerkers bespreekbaar wat de gevolgen voor hun eigen situatie zijn. Waar hebben ze behoefte aan?

8 – Wees benaderbaar

In tijden van crisis werkt een ivoren toren alleen tegen je. Als leidinggevende moet je zichtbaar en benaderbaar zijn voor je medewerkers, al is het op afstand. Nodig ze uit contact op te nemen en vragen te stellen en laat weten dat je er voor ze bent in deze tijd. Wacht daarbij niet af tot medewerkers zelf contact met je opnemen, maar bel ook zelf een keer om te vragen hoe het gaat.

9 – Deel informatie en updates

Door regelmatig updates te geven over de maatregelen maar ook over de dagelijkse gang van zaken houd je medewerkers betrokken bij je organisatie, ook al werken ze vanuit huis.

10 – Deel tips

Dat kunnen tips zijn over je thuiswerkplek, pauze nemen, bewegen, maar ook mentale tips.  Deel je eigen ervaringen en dingen die voor jou goed werken en roep ook collega’s op om hun tips en thuiswerkhacks te delen.

11 – Have fun!

Work hard, play hard. Ook in thuiswerktijden is het belangrijk dat het werken leuk blijft. Op kantoor heb je ook niet 8 uur lang volle focus, maar klets je bij de koffieautomaat of praat je met je collega’s bij over hoe je weekend was. Om dit te faciliteren kun je bijvoorbeeld een virtuele lunchafspraak of een vrijdagmiddagborrel organiseren waarbij collega’s aanhaken door te videobellen. Voordeel: omdat de meesten vanuit huis werken kan iedereen gewoon een drankje erbij pakken 😉

Heel veel succes, stay safe en wees lief voor jouw medemens!