Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Merkt jouw organisatie al effecten van de dreiging van het COVID-19 virus? Als jij risico- of veiligheidsmanager bent, verantwoordelijk bent voor de gehele bedrijfsvoering of als HR- of Arbo-functionaris bij moet dragen aan het welzijn van het personeel, dan ligt de bal (deels) bij jou. Wat doe jij om de risico’s voor jouw organisatie te analyseren, hoe weeg je de mate van bedreiging voor jouw organisatie af, welke maatregelen neem je en hoe neem je mensen mee in jouw beslissingen? In dit artikel vertellen wij wat je kunt doen om grip en overzicht te houden. Ook zetten wij een scherpe kanttekening bij hoe verschillende autoriteiten zich momenteel te midden van de media-heisa rondom de uitbraak van COVID-19 opstellen. Nieuwsgierig of jij al goed bezig bent? Lees dan verder!

Je kunt er niet meer omheen, er zijn intussen diverse Corona-besmettingen geconstateerd in Nederland. Ook in diverse andere landen loopt de teller snel verder op. Dat zorgt over het algemeen voor onrust wat maakt dat men op zoek gaat naar informatie. Zoals je vast ook hebt meegekregen, wordt er niet alleen veel zin maar ook veel onzin verspreid m.b.t. het Corona-virus. Misschien weet jij je door alle informatie een prima weg te banen, maar dan nog steeds is de vraag: doet jouw personeel dat ook? In onze ogen zijn er vier categorieën waarin de dreiging van Corona zich kan manifesteren, waarbij jouw organisatie een nadelige invloed op de bedrijfsvoering kan ondervinden:

Heeft jouw organisatie al een actieplan klaarliggen waarmee de risico’s worden beheerst? Hieronder delen wij enkele tips die zijn voortgekomen uit onze eigen analyses en protocollen om iets meer grip te krijgen op de mogelijke gevolgen van de Corona-epidemie.

Gezondheid van het personeel

Het is zaak om veiligheid en gezondheid te prioriteren op de directie-agenda, als dat al niet allang gedaan is, en om na te denken over maatregelen waarmee besmettingen van het Corona-virus worden voorkomen. Het personeel loopt namelijk een reëel risico besmet te raken, door naar plekken te gaan waar Corona heerst, of door in aanraking te komen met iemand die besmet is. Bovendien heeft het Corona-virus kans om snel om zich heen te grijpen als er iemand in jouw bedrijf besmet blijkt te zijn. Je kunt bijvoorbeeld beginnen door medewerkers te vragen om twee weken thuis te werken als ze net terugkomen van bepaalde risicovolle vakantiebestemmingen. Zakelijk reizen zou je voorlopig zoveel mogelijk kunnen beperken. Ook kun je het personeel erop attent maken specifieke plekken te vermijden en bepaalde hygiënevoorschriften na te leven.

Mocht je onzeker zijn over de risico’s van dit soort maatregelen voor de specifieke bedrijfsvoering van jouw organisatie, dan kan het handig zijn om hulp van buiten in te schakelen. Denk aan een GGD-adviseur, bedrijfsarts of een epidemioloog die samen met jou kijkt wat de risico’s zijn in jouw type sector, bijvoorbeeld als het personeel werkt in een mechanisch geventileerde ruimte of iets doet met levensmiddelen. Misschien heb je er nog niet aan gedacht, maar het is raadzaam om een actieplan op te stellen met het schoonmaakbedrijf en klimaatinstallateur. Je kunt met hen afspreken dat zij tijdelijk extra aandacht besteden aan het reinigen van specifieke oppervlaktes, zoals deurknoppen en toetsenborden, of vaker de filters van ventilatiesysteem komen vervangen. Houd er rekening mee dat zij het erg druk zullen hebben. Wees er dus snel bij en wacht niet tot de eerste besmetting in de nabijheid van de eigen organisatie is geconstateerd. Download een voorbeeld van een protocol wat je kunt gebruiken om personeel te wijzen op de voorschriften. Denk ook aan een thuiswerk-reglement, reisvoorschriften, reglement bijzonder verlof, vervanging van personeel, enz. Richt een crisisteam in waarmee je risico’s en prioriteiten inventariseert en zorg ervoor dat dit team de komende periode af en toe bij elkaar komt om de stand van zaken door te nemen en waar nodig maatregelen aan te scherpen of – als de risico’s afnemen – juist weer te versoepelen.

Onrust op de werkvloer

Zelfs als er geen sprake is van besmetting op de werkvloer, loopt jouw organisatie risico op onderbreking van bedrijfsprocessen. Er wordt het nodige aan nep-nieuws verspreid op internet, en ook al weet jij dat waarschijnlijk goed te filteren, misschien geldt dat niet voor jouw personeel. Zo zijn er misschien werknemers die niet meer naar kantoor durven te komen, omdat ze niet in een kantoortuin willen werken, de ramen niet kunnen opendoen of geen collega’s in de lift willen aantreffen. Zorg dat er een aanspreekpunt is, en dat je duidelijke informatie verstrekt over de maatregelen die het bedrijf neemt en waarom dat wordt gedaan. Organiseer desnoods een informatiebijeenkomst, of webinar om vragen te beantwoorden, of maak een video die op het intranet kan worden verspreid. Wees duidelijk over wat wel en niet wordt verwacht van het personeel zolang er nog geen besmettingen geconstateerd zijn en welke maatregelen worden genomen als er wél sprake is van besmetting.

Daarnaast zijn er natuurlijk ook de gewoonlijke griep- of verkoudheidsgevallen. Om twijfel en onrust te voorkomen is het raadzaam om mensen in staat te stellen thuis te blijven wanneer men koorts heeft en hoest of niest. Ook de notoire-doorwerkers zullen nu gewoon thuis moeten uitzieken, zelfs als ze enkel lichte verschijnselen vertonen. Dat betekent dat het ziekteverzuim hoger zal liggen dan de organisatie normaal gesproken gewend is. Houd er rekening mee dat er vervanging beschikbaar is voor mensen in specialistische rollen of bekijk wat er stil kan komen te liggen zonder al te veel schade voor de bedrijfsvoering. Zorg ervoor dat mensen waar mogelijk thuis kunnen doorwerken en bedenk ook alvast of en hoe mensen hun werk op alternatieve wijze kunnen voortzetten, als zij vanwege de aard van hun werk of andere omstandigheden, niet thuis kunnen werken. En ga na of ruimtes afgesloten kunnen worden als er een besmetting is vastgesteld. Een ander verschijnsel van onrust is dat medewerkers groepen mensen buitensluiten of vermijden. Bijvoorbeeld op basis van etniciteit, of op basis van waargenomen vitaliteit. Houd gedrag op de werkvloer goed in de gaten en richt een meldpunt in waar misstanden kunnen worden gemeld, als dat niet al standaard aanwezig is. Voorlichting en duidelijke communicatie kunnen voorkomen dat vooroordelen zich als gevolg van de Corona-dreiging gaan manifesteren op de werkvloer.

Verstoorde ketens

Weeg in de risicoanalyse mee welke bedrijfsprocessen beïnvloed kunnen worden door uitval in de keten. Dat kan zijn van personeel tot leveranciers van halffabrikaten en grondstoffen, zakelijke diensten (zoals vervoer of ondersteunende services) en/of ook een hapering bij de afname van producten en diensten. Weeg af hoe reëel de dreiging is. Neem desnoods contact op met partijen waarbij u denkt dat het risico verhoogd is, zoals afnemers of leveranciers in China of Lombardije. Vraag welke maatregelen zij nemen en win eventueel extra informatie in bij branchegenoten, via uw branchevereniging of internationale koepelvereniging. Inventariseer welke alternatieven er zijn bij uitval om alsnog de processen te kunnen continueren. Bekijk hoe lang vervanging duurt en welke bedrijfseconomische consequenties het gevolg kunnen zijn.

Paradoxaal is nu de situatie rondom de aanvoer van mondkapjes en handgels met alcohol. Het blijkt dat de toevoer van dergelijke materialen onvoldoende is bij dreiging van een pandemie. Er zal Europese coördinatie moeten gaan plaatsvinden om verdeling van schaarse goederen in goede banen te leiden, en te voorkomen dat er woekerprijzen ontstaan in de markt. Ook woekerprijzen kunnen flink doorwerken in de keten. Wat dat betreft mogen we hardop de vraag stellen wat de overheid op dit moment aan het doen is om de coördinatie naar zich toe te trekken en of dat niet al een tikkeltje te laat is. Zo is het natuurlijk gek dat een instituut als het Rode Kruis ons middels filmpjes laat zien hoe je mondkapjes moet gebruiken, terwijl ze nauwelijks nog te verkrijgen zijn.

Economische schade

Hoe nuchter je zelf ook blijft, de wereldwijde angst voor het nieuwe coronavirus laat zijn sporen na op de aandelenmarkten, waardoor bedrijven, investeerders en pensioenfondsen minder goede zakendoen met hun beleggingen. Een nieuwe economische crisis als paniekreactie op de dreiging van het Corona-virus kan dus niet worden uitgesloten. Jouw organisatie doet er goed aan om in het crisisteam te bespreken welke gevolgen er kunnen zijn voor de eigen ‘assets’. Als er gevolgen worden verwacht voor de financiële stabiliteit, kan het zaak zijn om kostenbeperkende maatregelen te treffen. Maar voordat je hierdoor bijdraagt aan een neerwaartse spiraal in onze economie, het consumptieve vertrouwen en de arbeidsmarkt, raden wij jouw organisatie aan om juist ook met zoveel mogelijk geduld en nuchterheid naar de situatie te kijken. Wees alert en voorbereid, houd de informatie van officiële instanties als het RIVM en jouw branchevereniging goed in de gaten, maar laat je vooral niet beïnvloeden door sensatiebeluste media, zo kopte de Telegraaf recent met dikke chocolade-letters: Corona is hier, alsof we op de rand van de afgrond staan.

De andere kant van het verhaal is dat het misschien niet helemaal uit te sluiten is dat COVID-19 straks behoort tot de standaard virussen in onze omgeving, waarbij m.n. ouderen en chronisch zieken extra kwetsbaar zijn. Een medicijn of vaccin moet de ernstige gevolgen straks gaan oplossen. Maar voordat een dergelijk medicijn de markt op komt kan het zo al een paar jaar verder zijn. Tot die tijd is het zaak om besmettingen zoveel mogelijk te voorkomen, met een duidelijk Corona-virus protocol, dat actief op de directie-agenda wordt gehouden.

Wij wensen jouw organisatie een gezonde en veilige werkvloer toe!

Disclaimer: Dit artikel heeft een kennisgevend karakter. Beslissingen op basis van de informatie in het artikel zijn volledig voor eigen rekening en risico. Smile wijst elke vorm van aansprakelijkheid nadrukkelijk van de hand.

Grip krijgen op veiligheidsrisico’s

Met een veiligheidsmanagementsysteem gebaseerd op continue verbetering voor en door de werkvloer

Ontdek de mogelijkheden