Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Ieder bedrijf zoekt naar een manier om zoveel mogelijk grip te krijgen op de Corona situatie. In tijden van crisis is leiderschap en management cruciaal. Het is daarom erg belangrijk om een ervaren projectmanager aan te stellen als Coronamanager om van daaruit het beleid rondom Corona projectmatig te kunnen implementeren. Een dergelijke gestructureerde aanpak is essentieel, anders wordt het paniekvoetbal. De volgende tips helpen je op weg.

1 – Benoem een Coronamanager

Een door de wol geverfde projectmanager is naast stressbestendig ook zeer doel- en resultaatgericht, proactief, en goed in staat om op doordachte wijze opdrachten te kunnen geven. Daarnaast is hij/zij een echte peoplemanager die zijn team niet alleen aanstuurt, maar ook inspireert en enthousiasmeert.

2 – Betrek het senior management

Voor het succesvol kunnen implementeren van het beleid is het tevens noodzakelijk dat het (senior) management voor de gehele organisatie zichtbaar betrokken is. Hiermee laat je zien aan de organisatie dat het onderwerp serieus wordt genomen en straal je eenheid en vertrouwen uit, wat in tijden van crisis hard nodig is.

“Binnen Smile zijn directie en aandeelhouders vanaf de aankondiging van de 1e maatregelen vanuit het RIVM zichtbaar betrokken bij alle activiteiten rondom de corona situatie. Het werd actief geagendeerd en besproken op medewerkers niveau. Dit heeft eraan bijgedragen dat het vanaf het begin door iedereen serieus genomen werd. De reacties van medewerkers op de soms heftige maatregelen waren daardoor vooral positief. In deze tijden is zichtbaar leiderschap nog belangrijker dan onder normale omstandigheden voor een organisatie het geval is!”

3 – Draag zorg voor een duidelijke rolverdeling

Een duidelijke rolverdeling draagt bij aan het juist implementeren van het beleid. Het is belangrijk om duidelijk aan te geven wat er wanneer van iemand wordt verwacht. Ga hierbij voor elke afdeling en/of functie na welke rol zij zouden kunnen vervullen en maak acties concreet en zichtbaar.

In principe hebben alle afdelingen binnen een organisatie te maken met het Coronavirus. Ieder met specifieke aandachtsgebieden. Afdelingsmanagers zullen moeten nagaan hoe mensen op een veilige manier hun werkzaamheden kunnen voortzetten, zoals het herinrichten van een werkomgeving of het bepalen wie er thuis kan werken. IT zal zich bijv. richten op het beschikbaar maken van remote werkplekken en het beschikbaar stellen van ondersteunende tools en training voor gebruik. HR zal zich richten op randvoorwaardelijke personeelsaangelegenheden zoals hoe om te gaan met ziekteverzuim, bijzonder verlof, kinderopvang, werktijdverkorting en opleiding. Marketing moet bijv. nadenken over communiceren wat Corona nu voor hun afnemers betekent, denk ook aan interne communicatie, communicatie met doelgroepen, stakeholders en andere schakels in de keten, de lancering van potentiele nieuwe producten of diensten, het te woord staan van de pers, etc.. Zorg dat alle bedrijfsonderdelen op de juiste wijze hun input kunnen leveren.

De corona uitbraak raakt ons allemaal.

Veel bedrijven zitten met hun handen in het haar. Smile wil door digitaal kennis te delen bijdragen aan het maatschappelijk belang. Daarom lanceert Smile de Corona Tool, een digitale checklist die fungeert als praktisch coronahandboek voor bedrijven.

Hoe de Corona Tool jouw bedrijf kan helpen

4 – Creëer draagvlak

Om voldoende draagvlak te creëren en om voor de totstandkoming van het corona beleid alle mogelijke aspecten in overweging te nemen, is het aan te raden om leidinggevenden of team coördinatoren bij de ontwikkeling van het beleid te betrekken.

Maak duidelijk wat er van leidinggevenden verwacht wordt gedurende de crisis rondom corona. Communiceer deze rolverdeling in de organisatie, zodat voor iedereen helder is wie er waarvoor verantwoordelijk en aanspreekpunt is. Voor leidinggevenden of team coördinatoren geldt dat zij op team of afdelingsniveau medewerkers kunnen betrekken bij de analyse van risico’s en het vaststellen van maatregelen of oplossingen. Dat verhoogt bovendien de zichtbaarheid en betrokkenheid.

5 – Communiceer helder

Heldere communicatie is key in een crisissituatie. Leg uit welke communicatiemiddelen beschikbaar zijn en leg uit waarvoor en wanneer bepaalde middelen het beste kunnen worden ingezet. Spreek regels met elkaar af ten aanzien van de wijze van communicatie. Zorg dat duidelijk is wie met wie afstemming zoekt en welke informatie je met elkaar gaat delen.

Gebruik de juiste tooling voor snelle en duidelijke afspraken (bijv. Slack, Google Hangouts of Microsoft Teams). Zorg dat iedereen gewezen is op het juiste kanaal en zorg dat iemand de lead neemt om dit kanaal te op te zetten, aan te jagen, beheren en er voor zorgt dat iedereen aangehaakt is.

6 – Werk vanuit een eenduidig beleid

De uitgangspunten waar het beleid en het standpunt van de organisatie op is gebaseerd dienen helder beschreven te zijn. Aan de hand hiervan leg je aan medewerkers uit waarom je hebt gekozen voor deze beleidsaanpak. Hierdoor zal er sneller begrip ontstaan voor het beleid en het standpunt van de organisatie.

Zorg voor een uniforme berichtgeving die met alle medewerkers gedeeld wordt. Deze informatie moet eenvoudig te vinden zijn en up-to-date gehouden worden. Houdt daarbij de actuele standpunten van bijvoorbeeld RIVM in de gaten en bekijk ook de richtlijnen die worden opgesteld in jouw branche, bijvoorbeeld via jouw branchevereniging.

7 – Benoem verantwoordelijkheden

Naast een eenduidige verdeling van de rollen is ook het maken van duidelijke afspraken over de specifieke verantwoordelijkheden binnen een rol van groot belang. Hierdoor weten alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en weet iedereen bij wie hij of zij aan kunnen kloppen voor vragen of opheldering en wanneer iemand beschikbaar is.

Laat de projectmanager z.s.m. een projectplan opstellen met o.a. een organisatiematrix waarin de rollen, verantwoordelijkheden, communicatiewijzen, beschikbaarheid, etc. zijn opgenomen. En deel dit projectplan met de hele organisatie zodat iedereen op de hoogte is en weet waar hij of zij aan toe is. Denk daarbij ‘lean en mean’, als snel schakelen het devies is. Een projectplan kan ook opgesteld worden als een zogeheten ‘playbook’. En ook daar zijn handige online tools voor. Denk aan Whimsical, Asana of Miro.

Online auditen, júist nu!

Kan jouw organisatie gezien de huidige omstandigheden geen fysieke audits meer uitvoeren? Komen belangrijke interne checks tot stilstand? Dreigt de hercertificering in de soep te lopen? Of is auditen en inspecteren jouw primaire taak en ben je op zoek naar mogelijkheden om jouw business voort te zetten?

Ontdek hoe je jouw audit- en controleprocessen online kunt voortzetten!

Heel veel succes, stay safe en wees lief voor jouw medemens!