Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

De kans is groot dat jouw organisatie zich bezighoudt met periodieke audits en controles om te voldoen aan wet- en regelgeving en/of t.b.v. certificering. Dan zal je waarschijnlijk ook ervaren dat audits nog vaak weerstand oproepen bij medewerkers die de auditor als politieagent zien en bang zijn voor een oordeel. Daarnaast brengen traditionele audits een hoop geregel en administratie met zich mee. Alles moet immers weer op orde zijn voor dat ene controlemoment. De audit wordt een doel op zich en de verbeterpotentie van audits wordt niet of nauwelijks benut. Het kan ook anders. Door interne audits digitaal te transformeren tot een transparant online verbeterproces, maak je van audits een prettig en nuttig instrument voor continue verbetering. Dit artikel helpt je op weg!

1 – Zorg dat je het MT aan boord krijgt

Tijd- en daarmee kostenbesparing is vaak de belangrijkste reden voor digitalisering en automatisering binnen bedrijven. Ieder MT zoekt naar manieren om processen sneller en goedkoper maken. Het is de eerste logische stap op weg naar digitale transformatie: je behoudt de oude manier van werken, maar dan digitaal en geautomatiseerd. Met name het plannen van en rapporteren over audits is zonder ondersteunende hulpmiddelen een tijdrovende klus. Met digitale hulpmiddelen zoals slimme auditsoftware kun je hier tot wel 75% tijd en dus kosten besparen. Daar zal het MT zeker oren naar hebben!

2 – Gooi het silo-denken overboord

Het digitaal transformeren van auditprocessen gaat echter verder dan alleen digitalisering en automatisering: het vraagt echt om een andere manier van werken. Het betekent dat je de auditprocessen totaal anders gaat organiseren. Geen silo’s meer waarin je kwaliteitsnormen, wet- en regelgeving en andere beleidszaken op zichzelf via een audit bewaakt, maar één grote bak met online toetsvragen over alle maatregelen heen. Geen gesprekken meer die slechts een momentopname zijn en waarvan de kwaliteit afhangt van de persoon die op dat moment betrokken is, maar slimme online vragen die volgens een bij de organisatie passende ritme breed verspreid in de organisatie worden uitgezet, zodat alle medewerkers betrokken worden. Dat levert meer data, meer inzicht en meer transparantie op. Mensen meekrijgen in deze stappen is veruit de grootste uitdaging. De cultuur van een organisatie speelt daarbij uiteraard een grote rol.

3 – Creëer een positieve en veilige auditcultuur

Een succesvolle digitale transformatie van interne auditprocessen staat of valt namelijk met vertrouwen. Een audit- en controlesysteem mag nooit een ‘afrekensysteem’ zijn. De praktijk is vaak anders, als blijkt dat externe auditoren targets hanteren voor het aantal tekortkomingen wat ze vinden en dus gaan zoeken naar iets wat verkeerd gaat. Terwijl iemand die aangeeft dat iets is dat beter kan, naar zichzelf meestal al kritisch en schuldbewust genoeg is. Het is daarom belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om fouten of verbeteringen toe te geven en ervan te leren zonder erop afgerekend te worden. Dat vergt vertrouwen van zowel de medewerker als de auditor: van de eerste dat hij vragenlijsten reëel en naar waarheid invult, van de tweede het vertrouwen dat de medewerker dat inderdaad heeft gedaan.

De meerwaarde van digitale interne audits ligt uiteindelijk in het organisatie breed inzicht verkrijgen in wat goed gaat, wat beter kan, en mensen de handvaten reiken om dingen te verbeteren. Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer waarin samen werken aan verbetering centraal staat en geef vooral ook complimenten aan medewerkers voor alles dat al goed gaat.

4 – Gebruik de kracht van digitale self-assessments

Self-assessments zijn digitale vragensets waarmee kennis en bewustzijn van medewerkers omtrent bepaalde onderwerpen periodiek kan worden getest. Door traditionele audits te transformeren naar self-assessments maak je medewerkers automatisch meer bewust het hoe en waarom van het beleid dat via de audit wordt getoetst en geef je hen inzicht in de verbeterkansen.

Ook ontstaat automatisch een integraal inzicht in waar het beleid knelt met wat er op de werkvloer mogelijk is. Immers: als organisatie breed duidelijk wordt dat bepaalde maatregelen niet kunnen worden nageleefd, is de kans groot dat je qua beleid even terug moet naar de tekentafel of de maatregelen zo aan te passen dat de werkvloer er wel mee uit de voeten kan. Als de medewerker merkt dat er op deze manier naar hem wordt geluisterd, zal dit zijn verbeterbereidheid positief beïnvloeden. Zo breng je eenvoudig een transparante integrale verbetercyclus op gang die minder tijd kost dan het traditionele audit proces en veel meer opbrengt.

5 – Pas de juiste vragen én antwoorden toe

Het kunnen toepassen van krachtige positieve vragen in audits en self-assessments is een must als je het auditproces digitaal wilt transformeren. Door het stellen van vragen kun je een gesprek of vragenlijst een bepaalde richting in sturen. Dit helpt je bij het opstellen van self-assessments voor je digitale audits. Als je krachtige vragen op de juiste manier en het juiste moment stelt, maak je ook het voeren van een auditgesprek makkelijker. Dat is waarom ze zo veel toegevoegde waarde hebben voor je audit- en controleproces.

Je moet de vragen in self-assessments ook zó opstellen dat iedereen ze begrijpt. Betrek daarom de werkvloer zoveel mogelijk bij dit proces om toegankelijke vragen en draagvlak te creëren. Begin met het meest kritische proces. Als je dat op deze manier hebt uitgewerkt, kun je dit direct in de praktijk via self-assessments toepassen. Vervolgens ga je aan de slag met de overige processen. Zo spreid je werkzaamheden over de tijd en bieden de reeds toegepaste self-assessments direct toegevoegde waarde voor de organisatie. Wel zo prettig.

Onderzoek wijst uit dat medewerkers niet de behoefte hebben om de resultaten beter voor te spiegelen dan de werkelijkheid. Met een slimme antwoord-set kun je ze daarbij nog een handje helpen. Gebruik naast de antwoordmogelijkheden ‘voldoet’, ‘voldoet niet’ en ‘niet van toepassing’ een vierde optie: ‘voldoet deels’. Deze past vaak beter bij hoe de medewerker de situatie inschat, maar betekent nog steeds dat er een verbeterpunt uit voortvloeit.

6 – Ga voor volledige transparantie

Met self-assessments ontstaat automatisch een integraal inzicht in wat beter kan. Wil je de veilige auditcultuur verder aanjagen tot een echte verbetercultuur? Maak dan de resultaten van interne audits zichtbaar, zodat alle medewerkers in één oogopslag de openstaande self-assessments en verbeteringen te zien. Of start een benchmark voor inzicht in resultaten over alle afdelingen heen. Dit zorgt ervoor dat teams elkaar als vanzelf gaan helpen – zo hoef je niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. Ook wordt het voor management duidelijk welke aandachtspunten op beleidsniveau aangepakt moeten worden.

Een dergelijke transparantie kan in het begin wat onwennig voelen, maar zal de organisatie enorm uitdagen in haar vermogen tot reflectie en verbetering. Je zult versteld staan van de beweging die je hiermee creëert.

7 – Durf te experimenteren

Wil je nog een stap verder gaan? Nodig medewerkers dan actief uit mee te denken over de manier waarop interne audits nog beter kunnen worden ingezet om de organisatie aan te zetten tot verbetering. Bijvoorbeeld door het auditsysteem uit te breiden met een digitale verbetercommunity die de dialoog faciliteert over de grenzen van afdelingen heen. Of door het toepassen van slimme algoritmes op de via self-assessments verzamelde data om proactief te kunnen voorspellen waar het beter moet.

We staan nog maar aan het begin van wat er op het gebied van digitale transformatie mogelijk is, zeker bij audits, van oudsher een vrij traditioneel vakgebied. Geef mensen dus ruimte om te experimenteren en leren. Iedere verandering, hoe klein ook, kan een katalysator zijn voor het verder digitaal transformeren van de auditprocessen in jouw organisatie. Geen enkele organisatie ontkomt aan deze transformatie, zorg dus dat je de boot niet mist!

Op zoek naar meer inspiratie over het digitaal transformeren van auditprocessen? Download de whitepaper!