Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

De kans is groot dat ook jouw organisatie zich bezighoudt met periodieke audits en controles om te voldoen aan wet- en regelgeving en kwaliteitsnormen en/of t.b.v. certificering. Dan zal je waarschijnlijk ook ervaren dat audits nog vaak weerstand oproepen bij medewerkers die de auditor als politieagent zien en bang zijn voor het ‘oordeel’. Daarnaast brengen traditionele audits een hoop geregel en administratie met zich mee. Alles moet immers weer op orde zijn voor dat ene controlemomentje. De audit verwordt een doel op zich en de verbeterpotentie die erin verscholen zit, wordt niet of nauwelijks benut.

Het kan ook anders. Door interne audits digitaal te transformeren tot een transparant online verbeterproces, maak je van audits een prettig en nuttig instrument voor continue verbetering in jouw organisatie.

Waarom het digitaal transformeren van audits een goed idee is

✔ Tijd en kosten besparen

Tijd- en daarmee kostenbesparing is vaak de belangrijkste reden voor digitalisering en automatisering. Iedereen zoekt naar manieren om processen sneller en goedkoper maken. Het is de eerste logische stap op weg naar digitale transformatie: je behoudt de oude manier van werken, alleen nu geautomatiseerd. Met name het plannen van en rapporteren over audits is zonder ondersteunende hulpmiddelen een tijdrovende klus. Met online hulpmiddelen kun je hier tot wel 75% tijd besparen. Minder administratieve rompslomp en meer aandacht voor de inhoud van de audit en de verbeterpotentie die de audit ontsluit.

✔ Slimmer samenwerken

Digitale transformatie gaat nog een flinke stap verder dan alleen digitalisering en automatisering, het vraagt echt om een andere manier van werken. Het digitaal transformeren van audits betekent dan ook dat je de auditprocessen totaal anders gaat organiseren. Geen ‘silo’s’ meer waarin je kwaliteitsnormen, wet- en regelgeving en andere beleidszaken op zichzelf via een audit bewaakt, maar één grote bak met online toetsvragen over alle maatregelen heen. Geen gesprekken meer die slechts een momentopname zijn en waarvan de kwaliteit afhangt van de persoon die op dat moment betrokken is, maar slimme online vragen die volgens een bij de organisatie passende ritme breed verspreid in de organisatie worden uitgezet, zodat iedereen betrokken wordt. Dat levert meer data, meer inzicht en meer transparantie op. Mensen meekrijgen in deze stappen is veruit de grootste uitdaging. De cultuur van een organisatie speelt daarbij uiteraard een grote rol.

✔ Integraal verbeteren

Door traditionele audits te transformeren naar self-assessments, die worden gefaciliteerd door online auditsoftware, maak je medewerkers automatisch meer bewust het hoe en waarom van het beleid dat via de audit wordt getoetst en geef je hen inzicht in de verbeterkansen. Ook ontstaat automatisch een integraal inzicht in waar het beleid knelt met wat er op de werkvloer mogelijk is. Immers: als organisatie breed duidelijk wordt dat bepaalde maatregelen niet kunnen worden nageleefd, is de kans groot dat je qua beleid even terug moet naar de tekentafel of de maatregelen zo aan te passen dat de werkvloer er wel mee uit de voeten kan. Als de medewerker merkt dat er op deze manier naar hem wordt geluisterd, zal dit zijn verbeterbereidheid positief beïnvloeden. Zo breng je eenvoudig een transparante integrale verbetercyclus op gang die minder tijd kost dan het traditionele audit proces en veel meer opbrengt.