Smile
Terug naar hoofdmenu
Terug naar het overzicht

Het ziet er naar uit dat we nog een paar weken tot mogelijk maanden hinder kunnen ondervinden van de coronacrisis. Dan is het belangrijk dat je je coronaprotocol op orde hebt en zorg draagt voor de uitvoering. Hier beschrijven we 20 punten waar je rekening mee moet houden.

1 – Thuiswerken of naar kantoor

Om verspreiding van het corona virus te minimaliseren is het goed om afspraken te maken over wie er thuis kunnen werken en onder welke randvoorwaarden dat kan. Bijvoorbeeld door medewerkers de vrijheid te geven hun bureaustoel en beeldscherm mee naar huis te nemen als die thuis niet beschikbaar zijn. Maar ook om te kijken welke maatregelen er moeten worden genomen in het geval thuiswerken maar beperkt mogelijk is, of helemaal niet. Zeker nu we langer dan een paar weken (misschien wel maanden) in deze situatie zullen zitten.

2 – Cruciale functies voor het continueren van bedrijfsvoering

Indien er groepen medewerkers of functies zijn met een vitaal belang voor de organisatie moeten er richtlijnen opgesteld worden hoe deze medewerkers kunnen/mogen werken. Dat kan bijvoorbeeld zijn door teams te splitsen en op verschillende locaties te laten werken om besmetting te voorkomen.

3 – Werktijden verschuiven

Als thuiswerken niet mogelijk is voor jouw organisatie moet je gaan kijken of het mogelijk is om te werken in ploegen of werktijden te verschuiven. Zo kun je het aantal medewerkers dat tegelijkertijd in dezelfde ruimte is beperken.

4 –Richtlijnen en adviezen voor thuiswerkers

Iedere thuiswerker moet dit prettig kunnen doen. Het is aan te bevelen een ‘echte’ werkplek in te richten omdat werken op de bank of aan de keukentafel niet altijd even fijn is op de lange termijn. Thuis mis je je grote beeldscherm, ergonomisch toetsenbord en bureaustoel. Je kunt medewerkers toestemming geven hun fysieke werkplek deels te verhuizen naar hun thuiswerkplek, door bureaustoelen en beeldschermen mee naar huis te nemen.

5 – Communiceer protocollen, procedures en afspraken intern

Juist bij thuiswerksituaties is eenduidige informatievoorziening belangrijk. Neem medewerkers mee in het ‘waarom’ van de gemaakte afspraken. Zorg ook voor één-op-één contact met je werknemers, check of ze de informatie hebben begrepen en of deze duidelijk is. Ook kun je kiezen voor een gezamenlijke dagstart, waarin je in bv. een conference call elkaar spreekt en een update geeft van bijzonderheden en nieuwe ontwikkelingen.

6 – Overleggen in crisissituaties

De gebruikelijke overlegstructuren zullen wat aangepast moeten worden als iedereen thuiswerkt en gedurende crisissituaties. Welke overleggen kunnen doorgaan, welke worden anders georganiseerd? Bepaal ook welke online tool(s) je voor meetings wilt gebruiken en geef dit door aan je medewerkers.

7 – Bepaal de tools voor communicatie op afstand

Het moet voor iedereen helder zijn welke online tools voor welke doeleinden ingezet worden om te voorkomen dat er een wildgroei aan gebruikte tools ontstaat. Het helpt als je hier een projectteam op zet, bijvoorbeeld vanuit facility of ICT. Zij kunnen de behoeftes en ervaringen van medewerkers inventariseren en beleid formuleren over welke tools gebruikt mogen worden.

8 – Toets nieuwe tools met het informatiebeveiligingsbeleid

Om onnodige risico’s rondom privacy en informatiebeveiliging te voorkomen is het belangrijk dat de gebruikte tools hierop getoetst worden. Ook zullen er verwerkersovereenkomsten afgesloten moeten worden en verwerkingen vastgelegd worden in een verwerkingsregister.

9 – Persoonlijke en sociale hygiëne

De overheid en RIVM hebben maatregelen opgesteld om verspreiding van corona te voorkomen, denk aan het extra handen wassen. Deze kun je indien nodig aanvullen met eigen maatregelen. Deel vervolgens deze hygiënemaatregelen in je organisatie.

10 – Stem fysieke overleggen af met externen

Bepaal de omstandigheden waaronder reeds geplande afspraken met klanten, leveranciers en partners wel of niet door mogen gaan. Neem daar risico’s rondom het reizen en de locatie in mee. Indien mogelijk kun je bepalen of een meeting online kan worden gehouden. Gaat dat niet? Prik dan een nieuwe datum wat verder in de toekomst.

De corona uitbraak raakt ons allemaal.

Veel bedrijven zitten met hun handen in het haar. Smile wil door digitaal kennis te delen bijdragen aan het maatschappelijk belang. Daarom lanceert Smile de Corona Tool, een digitale checklist die fungeert als praktisch coronahandboek voor bedrijven.

Hoe de Corona Tool jouw bedrijf kan helpen

11 – Stem gemaakte beloftes, afspraken en verplichtingen af met relaties en partners

Het kan zijn dat je vanwege de huidige coronacrisis niet kunt voldoen aan contractuele verplichtingen, afspraken of beloftes aan relaties en partners. Daarom moet je proactief communiceren. Ook zij hebben waarschijnlijk moeite het hoofd boven water te houden! Blijf eerlijk en helder over wat er wel en niet mogelijk is en denk in mogelijkheden en oplossingen.

12 – Houd contact met prospects

De coronacrisis heeft ook invloed op je salestrajecten. Mogelijk stellen prospects hun besluitvorming uit of zien af van aanschaf. Het openlijk communiceren met je prospect hierover kan helpen verwachtingen en leveringsvoorwaarden van beide kanten te managen. Door contact warm te houden kun je ook onder moeilijke omstandigheden saleskansen blijven benutten. Doortastendheid en integriteit zijn daarbij van belang.

13 – Maak communicatieafspraken met vitale leveranciers

Maak met je vitale leveranciers communicatieafspraken om elkaar op de hoogte te houden van ontwikkelingen in beide organisaties. Op die manier kunnen pro- actief problemen worden onderkend en mogelijk voorkomen.

14 – Protocollen en richtlijnen extern communiceren

De protocollen en maatregelen die je hebt opgesteld voor jouw organisatie zijn waarschijnlijk ook waardevol voor je relaties. Welke onderdelen ervan zijn geschikt voor specifieke doelgroepen? Die kun je informeren met een extra nieuwsbrief, social media berichten of gewoon een telefoontje.

15 – Ondersteun aangepast werken

Het is belangrijk dat thuiswerkers beschikking hebben over voldoende, werkende en veilige faciliteiten en tooling. Denk daarom na over de manier waarop je als organisatie gedurende deze periode met elkaar werkt en communiceert en denk ook aan training van medewerkers als bepaalde platforms of materialen nieuw in gebruik zijn. De mogelijkheden om contact met elkaar te houden zijn eindeloos!

16 – Vertaal wettelijke regelingen naar organisatiebeleid

Het is vooral in deze tijden belangrijk dat alle wettelijke regelingen m.b.t. het inzetten van personeel makkelijk en helder zijn vertaald naar jouw organisatie én vindbaar zijn voor medewerkers. Eventueel kun je een expert zoals een jurist uitnodigen meer tekst en uitleg te geven.

17 – Benut fiscale faciliteiten

Er zijn diverse mogelijkheden voor uitstel van betalingen of werktijdverkorting. Kijk of jouw organisatie aan de voorwaarden voldoet en of het nodig is om er gebruik van te maken. Check dit regelmatig, de situatie van jouw bedrijf kan er over een maand anders uitzien dan nu.

18 – Help klanten die dat nodig hebben

Indien van toepassing kun je in je planning ruimte maken om klanten te ondersteunen met jouw producten of diensten. Trek de stoute schoenen aan en benader ze over wat mogelijk is. Welke klanten worden extra geraakt door de coronacrisis? En waarin kunnen zij geholpen worden met jouw product/dienst?

19 – Verwerk uitstel in de planning

Ieder bedrijf voelt de effecten van de coronacrisis. Sommige sectoren draaien overuren terwijl anderen veel minder werkzaamheden kunnen verrichten. Je past er je eigen planning op aan, maar klanten doen dit ook voor hun organisatie. Stem gezamenlijke projecten en werkzaamheden daarom goed af.

20 – Pak interne projecten en ideeën op

Er zijn altijd projecten en ideeën die op de plank blijven liggen omdat er andere werkzaamheden hogere prioriteit hebben. Soms kom je er simpelweg niet aan toe door de dagelijkse werkzaamheden. Mogelijk zijn er nu declarabele werkzaamheden verminderd of weggevallen waardoor je nu ruimte hebt om eens te kijken wat er op de plank ligt. Zijn er nog gave ideeën die je verder uit kunt werken of waar je direct mee aan de slag kunt? Go for it! Met het verbeteren van interne processen bouw je ook verder aan een stevig fundament voor verdere groei.

Heel veel succes, stay safe en wees lief voor jouw medemens!